Leaders in Spend Justification

& Game Changers in Accounts Payable

‘De transformatie van de projectuitvoering op afstand verliep probleemloos’

Moerdijk is de eerste Nederlandse gemeente waarvoor SpendLab haar recovery onderzoek naar dubbele betalingen en btw-risico’s volledig digital remotely heeft uitgevoerd. Bij die gemeente is voormalig bedrijfsaccountant René van Santbergen dé specialist als het gaat om het opstellen van de jaarrekening. ,,Door de coronacrisis moesten we midden in het uitvoeringsproces van de recovery audit op de crediteurenadministratie omschakelen naar digitaal werken. De transformatie van de projectuitvoering van de SpendLab Analyzer verliep gelukkig probleemloos.”  

“Vier jaar geleden heeft SpendLab een waardevol Recovery onderzoek uitgevoerd bij ons. De projectleider en dataspecialisten zijn destijds bij ons langsgekomen voor afspraken en om de relevante data op te halen. Vanwege de coronacrisis zou dat dit keer een stuk ingewikkelder zijn, zo niet onmogelijk. SpendLab legde ons uit dat fysieke aanwezigheid in principe niet noodzakelijk is. Dankzij hun ervaring bij andere opdrachtgevers lag er een proces klaar om het volledig digital remotely te doen. Nu terugkijkend kan ik zeggen dat het Recovery project zich weer heeft uitbetaald.  

In een digitale vergadering en aan de hand van diverse van te voren aangeleverde documenten heeft SpendLab het volledige proces uiteengezet. Van beveiligd inloggen en ophalen van de betalingsdata op afstand tot digitaal projectoverleg via Microsoft Teams. Veel werkzaamheden gaan digitaal zelfs een stuk eenvoudiger. Digitale vergaderingen zijn gerichter, interactief en korter. Zo belt bijvoorbeeld onze btw-specialist alleen in voor specifieke punten, werken we gezamenlijk in documenten en kijken we mee via schermdeling hoe en welke data SpendLab beveiligd op afstand ophaalt. Die ervaring met een geheel gedigitaliseerde uitvoering is behulpzaam geweest bij ons eigen gemeentelijke proces. Hoewel fysieke afspraken uiteraard meer charme hebben, gaat het voor mijn gevoel allemaal veel efficiënter, een win-winsituatie.  

Ons Team Financiën van de gemeente Moerdijk, waar verkoop, inkoop en de banktransacties samenkomen, bestaat uit twintig collega’s waarvan 14 specialisten, 1 btw-specialist en 5 op de financiële administratie. Er leefde het gevoel dat ons betalingsproces wederom voor verbetering vatbaar was. We constateerden soms btw-fouten in de boeken en konden deze herleiden naar diverse softwarematige wijzigingen die waren doorgevoerd. Na vier jaar was het tijd om weer een extern Recovery onderzoek uit te voeren naar al onze boekingen en betalingen. Per 1 januari 2021 stappen we namelijk over naar een hogere versie Financials van Unit4 (versie 14). Hier zijn ook Zorgned en ADP aan gekoppeld. 

Dat is van groot belang voor de controle en het weerstandsvermogen van de jaarrekening op lange termijn. De Analyzer geeft ons 100 procent inzicht in dubbele betalingen, btw-risico’s en statements omdat het ook bedragen meeneemt waar je vanuit kosten en baten niet eens naar kijkt. De risk- en compliance rapportage van SpendLab is vervolgens heel bruikbaar om het systeem naar de toekomst meer robuust te maken door btw-regels aan te passen en nieuwe werkwijzen te implementeren op grotere projectpunten. De liquide opbrengsten vanuit dubbele betalingen in het btw-onderzoek zijn zeker in deze tijden uiteraard zeer welkom.” 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Ouder nieuws
Recent

SpendLab acquires S-DNA

In the past period SpendLab Recovery and SupplierDNA, better known under the name S-DNA, have entered into a partnership that has led to the acquisition

Read More »

Heeft u een vraag of wilt u meer weten over SpendLab? Neem gerust contact met ons op.