Leaders in Spend Justification

& Game Changers in Accounts Payable

Het is van belang om vanuit de gemeentelijk crediteurenadministratie te weten wat de financiële gezondheid van leveranciers is

Door de recente gebeurtenissen in de wereld is de zakelijke omgeving vrijwel van de ene op de andere dag veranderd. De opstapeling van verschuldigde- en onverschuldigde betalingen, waardeketens die worden verstoord en bedrijven die failliet gaan zijn slechts enkele voorbeelden van de negatieve impact dat het coronavirus met zich meebrengt. Ook voor gemeenten is het van cruciaal belang zicht te houden op de financiële gezondheid van leveranciers, leveranciersrisico’s vast te stellen en om als crediteurenadministratie in controle te zijn om de toekomstbestendigheid van de gehele organisatie te ondersteunen. 

Er zijn leveranciers die hun deuren moeten sluiten, de vraag niet kunnen bijhouden en daardoor niet in staat zijn bestellingen tijdig af te handelen. Gemeenten moeten ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn -en een overzicht hebben van de risico’s die leveranciers kunnen lopen. Deze risico’s variëren van het (op tijd) kunnen leveren van producten tot aan de hoeveelheid facturen die wordt geweigerd en de gerelateerde kredietrisico’s die hieraan verbonden zijn. Het is erg belangrijk dat er geanalyseerd wordt welke leveranciers financieel betrouwbaar zijn of dat er gekeken moet worden naar alternatieven. 

In onzekere tijden is het van belang om als gemeente het leveranciersbestand op kritieke risicogebieden te kunnen beoordelen en om problemen in de waardeketen te minimaliseren of zelfs te voorkomen. Zodra het als gemeente zijnde mogelijk is om leveranciersrisico’s te monitoren, dan is het belangrijk om snel acties te ondernemen om vervolgens de leveranciersrisico’s van gemeenten te beperken. 

Om de leveranciersrisico’s snel te kunnen beoordelen, moet u als gemeente een systeem beschikbaar hebben dat bij voorkeur real-time risico’s kan identificeren en het mogelijk maakt om deze risico’s direct op te volgen tijdens het inkoop, facturatie- en betalingsproces. Het resultaat van dit real-time inzicht kan er toe leiden dat huidige leveranciers voor producten en services met een hoge mate van risico’s vervangen kunnen worden door leveranciers die een mindere mate van risico’s hebben. 

Leveranciersrisico’s gaan verder dan alleen de verstoringen die teweeg worden gebracht in de waardeketen. Managers in inkoop- en financiën proberen daarom steeds beter de risico’s te begrijpen die verborgen zijn in contracten. Daarnaast bestaat het risico dat er een grote hoeveelheid aan openstaande onverschuldigde betalingen is en dat er teveel betaalde BTW naar leveranciers is overgemaakt. Dit zorgt ervoor dat gemeenten leveranciersrisico’s lopen.  

Met verschillende gemeenten zijn we op dit moment in overleg of er liquiditeit teruggevorderd moet worden bij de leveranciers waar onverschuldigde betalingen zijn vastgesteld. In deze periode zijn er veel gemeenten die zich coulant opstellen naar leveranciers. Dit moet echter wel onderbouwd zijn. 

Wanneer gemeenten op de hoogte zijn van leveranciersrisico´s, dan kan dit meegenomen worden in de beoordeling om coulant te zijn, liquiditeit terug te vorderen, of te verrekenen bij onverschuldigde betalingen bij leveranciers. Hierdoor kunnen risico’s gereduceerd worden. Ons advies is dan ook om als crediteurenadministratie bij gemeenten een segmentatie te maken waarbij er onderscheid wordt gemaakt tussen: 

A. Eenmalige leveranciers met risico’s en onverschuldigde betalingen 
B. Bekende leveranciers of partners met een onverschuldigde betaling 
C. Leveranciers zonder risico’s en onverschuldigde betalingen 
D. Partners zonder risico’s en onverschuldigde betalingen. 

In veel van onze eigen onderzoeken zien we dat de risico’s zich niet alleen beperken tot onverschuldigde betalingen ontstaan vanuit niet afgewerkte creditfacturen- of dubbele betalingen, maar dat onder andere teveel betaalde BTW ook een risico is dat met regelmaat voorkomt. In alle gevallen betreft het rechtmatige liquiditeit die teruggevorderd dient te worden. 

Als deel van ons onderzoek – De Gemeentelijke Analyzer®- adviseren we opdrachtgevers om rechtmatige liquiditeit te vorderen of te verrekenen met toekomstige betalingen. Dit alles afgestemd op de lokale keuzes en afhankelijk van de relatie en de gerelateerde risico’s die hieraan verbonden zijn. 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Ouder nieuws
Recent

SpendLab acquires S-DNA

In the past period SpendLab Recovery and SupplierDNA, better known under the name S-DNA, have entered into a partnership that has led to the acquisition

Read More »

Heeft u een vraag of wilt u meer weten over SpendLab? Neem gerust contact met ons op.