Leaders in Spend Justification

& Game Changers in Accounts Payable

Het risico van vervuilde masterdata in de leveranciersboekhouding

In een veranderende wereld, waarin ondernemingen dagelijks te maken hebben met mutaties in contact- en adresgegevens door onder andere overnames, fusies en faillissementen, is het een kunst om het leveranciersbestand up-to-date te houden. Er is sprake van vervuilde masterdata vanaf het moment dat er dubbele of onjuiste gegevens in de leveranciersboekhouding voorkomen. Dit is een groot risico voor ondernemingen. Bij SpendLab merken we dat dit regelmatig de basis legt voor liquiditeitsverlies bij onze opdrachtgevers. Tip: schrijf je in voor onze gratis webinar over masterdata op dinsdag 13 juli.

Waarom is het hebben van correcte masterdata zo belangrijk?
Uit onze ervaring blijkt dat bedrijven met een correct en geactualiseerd accounts payable masterbestand niet alleen het overzicht behouden, maar ook inkoopprocessen optimaliseren en kosten besparen. Op basis van onze recoveryonderzoeken constateren we dat vandaag de dag gemiddeld €1,00 per inkoopfactuur verloren gaat. Foutieve boekingen of onjuiste registraties in het boekhoudsysteem zijn hiervan vaak de oorzaak. De combinatie van veel inkoopfacturen en uitzonderingen in het verwerkingsproces zorgt er namelijk voor dat organisaties liquiditeit mislopen.

Waarom is het up-to-date houden van masterdata zo belangrijk?
Het hebben van vervuilde masterdata leidt, zoals eerder benoemd, in veel van onze recoveryonderzoeken tot liquiditeitsverlies. De oplossing hiervoor is in de praktijk echter niet geheel eenvoudig. We stellen namelijk vast dat het bijwerken van de masterdata een gedeelde verantwoordelijkheid is binnen organisaties. Zo wordt er enerzijds verwacht dat een inkoper alle gegevenswijzigingen correct doorvoert. Anderzijds wordt een boekhouder geacht alle factuurgegevens te controleren en te laten bevestigen door de leverancier. In werkelijkheid worden beide taken niet nauwkeurig uitgevoerd of blijven ze zelfs liggen.

‘Bij veel van onze opdrachtgevers merken we een aanhoudende werkdruk op de boekhoudafdeling. Deze drukte start vaak tijdens de jaarafsluiting of bij btw-aangiftes en houdt aan tijdens de controles van de auditor en de bedrijfsrevisor. Daarnaast resulteert het zorgvuldig uitwerken van budgetteringen en het ontvangen van facturen die verwerkt moeten worden tot een toenemende werkdruk. Dit leidt tot onregelmatigheden en een verhoging van de risico’s in het verwerkingsproces van de masterdata.’ Weet Sam Verstraeten, Country Manager bij SpendLab België uit ervaring te vertellen.

Waar moet je op letten bij wijzigingen van de masterdata?
Wanneer er plannen zijn om de masterdata te bewerken, is een duidelijke afbakening binnen de organisatie noodzakelijk. Onder deze wijzigingen in de masterdata vallen immers ook wijzigingen in de financiële gegevens van leveranciers. We raden daarom aan om duidelijke rechten te definiëren tussen de personen binnen de boekhoudafdeling die betaalgegevens kunnen bewerken en de personen die effectief facturen betalen. Zo ontstaat er een duidelijke functiescheiding die de veiligheid naar een hoger niveau brengt. Daarnaast opteren we ook steeds voor een tussentijdse controle van alle wijzigingen in de betaaldata van de leveranciers om onregelmatigheden en onrechtmatigheden te voorkomen.

Conclusie
Het onderhouden van de masterdata in de leveranciersboekhouding is volgens ons cruciaal voor een professionele en efficiënte bedrijfsvoering. Zelfs ondanks de digitaliseringen binnen de boekhouding, is het risico van vervuilde masterdata te groot om zomaar te negeren. Over verschillende boekjaren heen kan het immers gaan om aanzienlijke bedragen die verloren gaan. En dat merken we dagelijks bij onze huidige opdrachtgevers. Gelukkig zijn we bij SpendLab in staat om liquiditeitsrisico’s op te sporen en het verloren geld te recupereren.

Benieuwd naar waar de liquiditeitsrisico’s binnen uw organisatie schuilen? Bij SpendLab kan je terecht voor een Recovery Audit, een volledig onderzoek van de accounts payable administratie, inclusief een check van de masterdata op leveranciersniveau. We herstellen daarbij de financiële gevolgen van onterechte, onbekende en foutieve boekingen en betalingen. Met andere woorden: wij zorgen ervoor dat uw onderneming het geld waar het recht op heeft, terugkrijgt. Dit alles op basis van een no cure no pay principe. Want wanneer we niets vinden, wordt er niets gefactureerd. Graag meer weten over hoe we precies te werk gaan? Aarzel niet om ons te contacteren voor een vrijblijvend gesprek!

Schrijf je in voor onze gratis webinar
Wil je graag meer weten over het belang van correcte masterdata? Op dinsdag 13 juli organiseren we een gratis webinar van 10:00 tot 10:45 uur. Hier geven we je praktische inzichten en tips, waar je meteen mee aan de slag kunt binnen jouw organisatie.
Meteen inschrijven.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Ouder nieuws
Recent

Heeft u een vraag of wilt u meer weten over SpendLab? Neem gerust contact met ons op.

Eindhoven

Bogert 6, 5612 LZ Eindhoven

Amsterdam

Hendrik Walaardt Sacréstraat 401, Schiphol

Brussel

Terhulpensesteenweg 53a, 1180
Brussel

Miami

2550 South Bayshore Drive, Miami FL 33143, United States