Leaders in Spend Justification

& Game Changers in Accounts Payable

‘Hoe kan onze gemeente kosten reduceren en daarbij de uitvoering van beleid zo min mogelijk verstoren?’

Er zijn veel maatregelen die het mogelijk maken om de uitgaven van gemeenten te reduceren en kosten beter beheersbaar te maken. Echter, het is de uitdaging om de juiste maatregelen te kiezen. ‘De vraag die gesteld moet worden is niet ‘Waar kan onze gemeente kosten reduceren?’, maar ‘Hoe kan onze gemeente kosten reduceren en daarbij de uitvoering van beleid zo min mogelijk verstoren?’.Om controle- en een reductie van de uitgaven te realiseren wil je als gemeente precies weten wanneer, aan welke leverancier en door welke afdeling er uitgaven worden gedaan.

De volgende stappen zijn bedoeld om gemeenten te helpen met het creëren van inzichten die waarde kunnen genereren alsmede helpen om de lange-termijn doelen te realiseren.

Zoals beschreven in het artikel: “Realiseer kostenreducties door te focussen op de kostenposten waar je controle over hebt” is het van belang te weten waar en wanneer er betalingen worden gedaan in de crediteurenadministratie. Zonder volledig inzicht in transacties is de kans aanwezig dat waardevolle projecten, programma’s en beleid worden stopgezet, ondanks het feit dat deze belangrijk kunnen zijn voor het lange-termijn succes en de doelstelling van de gemeentelijke-organisatie. Hoe eerder en effectiever risico’s geëlimineerd zijn en kansen zijn geïdentificeerd, hoe groter de uitkomst is dat kostenreducties succesvol worden doorgevoerd in de gehele organisatie.

Sommige gemeenten vragen een externe partij om een onderzoek uit te voeren over de historische uitgaven middels een ‘Spend Analyse’ en op basis daarvan aanbevelingen te geven. Dit kost tijd en geld. Echter, het voordeel dat hieraan verbonden is, is dat er volledig inzicht gecreëerd wordt in de uitgaven. Een voorbeeld van zo’n soort onderzoek ontwikkeld voor gemeenten is de NIC SPENDANALYSE. Vanuit een ´Spend Analyse´ krijgt de gemeente nauwkeurig zicht op de huidige inkoopsituatie. Op basis daarvan worden concrete verbetervoorstellen gedaan en kan de gemeentelijke organisatie aan de slag met besparingsacties. Tevens worden risico’s geïdentificeerd en kunnen deze vervolgens door uw team geëlimineerd worden. In onzekere tijden is dit inzicht van noodzakelijk belang om de continuïteit van gemeenten te waarborgen.

Zodra er volledig inzicht gecreëerd is in de uitgaven, dan kan de data worden gebruikt om uitdagende beslissingen onderbouwd te nemen en vervolgens kostenreducties te realiseren. Gemeenten die op basis van een onvolledig beeld te veel kosten reduceren of reducties doorvoeren op de verkeerde plaatsen in de organisatie zullen een grote uitdaging tegemoet zien in de uitvoering van ingezet beleid zodra de economie zich herstelt. Wees er als gemeente dus zeker van dat het doorvoeren van kostenreducties gebaseerd is op een gedegen plan bestaande uit een volledige datascope, zodat ingezette kostenreducties de plannen en de ambities van de gemeente op korte- en/of lange termijn niet schaad.

In aanvulling op het creëren van inzicht in de crediteurenadministratie en het verkrijgen van data om beslissingen op te baseren, moet een gemeente ervoor zorgen dat er beleid en methoden voor kostenbeheersing opgesteld zijn en gehandhaafd worden in de gehele organisatie. Hoewel de handhaving van dit beleid altijd belangrijk is, worden de kosten die verbonden zijn aan minder goede handhaving een stuk sneller gevoeld in onzekere tijden.

Om methoden voor kostenbeheersing in de gehele organisatie te handhaven is het advies voor gemeenten om alle uitgaven in één platform te laten registreren door werknemers. Zonder de registratie van uitgaven in één platform is het vrijwel onmogelijk voor gemeenten om kostenbeheersing te realiseren en risico’s weg te nemen. Het implementeren van kostenbeheersingsmethoden voor het genereren van liquiditeit is anno 2020 top prioriteit voor veel gemeenten. Het advies is dan ook dat er onderzoek gedaan moet worden naar de historische uitgaven vanuit de crediteurenadministratie zodat inzichtelijk wordt hoe er kostenreducties doorgevoerd kunnen worden met daarbij zo min mogelijk verstoring van de bedrijfsvoering. Daarnaast wijzen we gemeenten op de kansen om naar optimalisaties in leveranciersbetalingen te kijken waaruit liquiditeit gegenereerd kan worden. #gemeenteanalyzer #analyzer® #liquiditeit #crediteurenadministratie #SpendLab

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Ouder nieuws
Recent

Heeft u een vraag of wilt u meer weten over SpendLab? Neem gerust contact met ons op.

  • 088-4563839
  • info@spendlab.com
  • Bogert 6, Eindhoven
  • LinkedIn