Leaders in Spend Justification

& Game Changers in Accounts Payable

In welke mate worden onterechte betalingen veroorzaakt door onjuiste vendor masterdata?

Onjuiste vendor masterdata brengt het risico van onterechte betalingen met zich mee. Toch heeft een groot deel van de bedrijven weinig tot geen inzicht in de omvang van onjuiste vendor masterdata op de bedrijfsvoering. De volledigheid en nauwkeurigheid van deze data staat nochtans aan de basis van alle processen. Hoe krijg je, en vooral, hoe houd je deze data onder controle?

Een jaarlijkse toename van datavervuiling

Data veroudert snel. Jaarlijks muteert 30% tot 40% van de gegevens in databases. Bedrijven verhuizen, fuseren of veranderen van naam en contactpersonen veranderen van job. Maar weinig managers hebben een volledig inzicht in de impact van onjuiste data op hun teams en afdelingen. Zij zijn daarom niet in staat om de kwaliteit van de data de nodige aandacht te geven. SpendLab Recovery constateert bij haar klanten een jaarlijkse toename van datavervuiling. In velden gerelateerd aan leverancier stamgegevens is dit tussen 3% en 8%. En dit jaar in, jaar uit.

We merken dat het grootste percentage van datavervuiling te wijten is aan het feit dat reguliere contactvelden niet up-to-date worden gehouden over de verschillende databronnen. Een onderschat risico, waardoor zaken onder de radar blijven. Want aan het up-to-date houden van bijvoorbeeld de contactgegevens wordt gewoonlijk minder waarde gehecht. En hierin zit net één van de bottlenecks van de masterdata.

De rol van de leverancier

De leverancier speelt een belangrijke rol in het correct houden van zijn gegevens. Van de leverancier wordt geacht dat wijzingen actief worden doorgegeven. Daarnaast is het belangrijk dat deze wijzingen gecontroleerd en bevestigd worden door de leverancier.

Bij de meeste bedrijven bestaat een proces voor de aanmaak van nieuwe leveranciers. Echter, van zodra er sprake is van actieve bestaande leveranciers in de data, zijn verschillende afdelingen en contactpersonen binnen de organisatie ‘eigenaar’. Dan wordt het onduidelijk bij wie de eindverantwoordelijkheid voor de juiste registratie nu precies ligt. Het signaleren van wijzigingen aan de juiste afdeling, en deze correct aanpassen binnen de organisatie, gaat vaak over de verschillende databronnen heen.

Het belang van vendor masterdata management

Onder vendor masterdata management hoort onder andere het beheren van de leveranciers. Wanneer we spreken over duizenden leveranciers binnen de organisatie en de supply chain, kan het verleidelijk zijn om zich simpelweg te richten op de leveranciers die het meest strategisch en winstgevend lijken. Zij zorgen namelijk voor het maximale rendement op de investering. Echter, alle leveranciers en hun correcte masterdata moeten worden opgenomen in het toepassingsgebied van vendor masterdata management.

Vendor masterdata management zorgt voor efficiënt vendor management. Dit is essentieel voor alle bedrijven, omdat ze meerdere leveranciers nodig hebben voor het inkopen van diensten, goederen of grondstoffen. Dankzij de extra waarde die vendor masterdata management met zich meebrengt, helpt het bij het versterken van de relaties met leveranciers en ondersteunt het hen om succesvol te zijn.

De uitdagingen in vendor masterdata management samengevat in beeld:

Het is belangrijk te onthouden dat leveranciers niet bestaan uit data, maar bedrijven zijn die uit echte mensen bestaan. Het opbouwen van waardevolle en oprechte relaties met hen zal in de toekomst alleen maar helpen, en het hebben van correcte en volledige masterdata blijft de belangrijkste route om dat te bereiken.

Komt dit je bekend voor?

Om klanten hierbij te helpen voert SpendLab Recovery een ‘Vendor journey approach’ uit in de AP recovery projecten. Concreet wil dit zeggen dat we de leverancier centraal stellen. De ruwe data van een leverancier wordt vervolgens gecategoriseerd vanuit de verschillende databronnen. Deze aanpak levert een uniek inzicht op in het risicoprofiel van de leverancier. Hierover meer informatie in onze webinar.

Schrijf je in voor onze gratis webinar
Wil je graag meer weten over het belang van correcte masterdata? Op dinsdag 13 juli organiseren we een gratis webinar van 10:00 tot 10:45 uur. Hier geven we je praktische inzichten en tips, waar je meteen mee aan de slag kunt binnen uw organisatie.
Meteen inschrijven.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Ouder nieuws
Recent

Heeft u een vraag of wilt u meer weten over SpendLab? Neem gerust contact met ons op.

Eindhoven

Bogert 6, 5612 LZ Eindhoven

Amsterdam

Hendrik Walaardt Sacréstraat 401, Schiphol

Brussel

Terhulpensesteenweg 53a, 1180
Brussel

Miami

2550 South Bayshore Drive, Miami FL 33143, United States