Leaders in Spend Justification

& Game Changers in Accounts Payable

Klanten noemen ons pitbulls die out-of-the-box werken

Evelien Wirkus werkt nu een decennium voor SpendLab Recovery als operational manager. Waar tien jaar geleden nog alles manueel ging en de algoritmen feitelijk in ieders hoofd zaten, daar doet het systeem nu meer dan ooit tevoren. ,,Elke keer is het weer spannend als het algoritme gereed is en de eerste output volgt voor een nieuw recoveryproject. Ik krijg altijd een kick bij het zien van de eerste ruwe data.”

,,De meeste opdrachtgevers verwachten dat er niets tot vrijwel niets in financiële zin uit ons onderzoek komt. De realiteit is echter dat er altijd iets wordt gevonden. En regelmatig worden leveranciers van die opdrachtgevers zelf klant bij ons. De reden hiervoor is dat leveranciers verrast zijn over welke details er naar boven komen in ons dataonderzoek en vervolgens over de wijze waarop wij met hen communiceren als er onverschuldigde betalingen bij hen zijn vastgesteld. Een groter compliment kan ik niet krijgen als operationeel manager.

Vanuit mijn rol ben ik verantwoordelijk voor het uitvoeren van projecten op de werkvloer bij de opdrachtgever. Ik heb hoofdzakelijk contact met het financiële team bij onze opdrachtgevers. In het begin van een project wordt beschreven hoe alles ingeregeld is bij de opdrachtgever. Dat vergelijk ik vervolgens met de daadwerkelijke uitvoering. Soms werkt men totaal tegenovergesteld of wijkt het heel sterk af van hun beschrijvingen. Deze inzichten en diepgang over het feitelijk verloop op de vloer is heel waardevol voor de CFO en de organisatie. En hoewel de beleving van het financiële team bij het verstrekken van de opdracht niet vanuit cashback is, ontstaat gedurende de uitvoering vaak wel degelijk ook nieuwsgierigheid hoeveel liquiditeitswinsten een project uiteindelijk oplevert.

Klanten noemen ons soms pitbulls, dat hoor ik graag. Waar hun financieel medewerker boekhoudkundig vaststelt dat alles klopt, daar kijken wij out-of-the-box met een andere bril, waarbij we ons niet laten afleiden door het interne betalingsproces. Bij klanten met honderdduizenden facturen per jaar hoef je maar op enkele facturen concreet in te zoomen, dat genereert de cashback. Naast de teruggevorderde cash krijgen klanten ook compliancerapportages en risico-inzichten waarmee we verbeteringen adviseren over het landschap, de administratie, factuurverwerking- en betaalbaarstelling. En dat merken hun leveranciers dan ook direct, waardoor zij dus ook regelmatig klant van ons worden.

Onze kracht in spend justification kenmerkt zich door diverse factoren. We doen alles in house met vaste specialisten. De recovery audit wordt uitgevoerd dankzij ons eigen ontwikkelde algoritmische datatool. Het algoritme kent nu ruim 400 rekenregels: van patronen op leveranciersniveau, boekingen van afwijkende bedragen tot afwijkingen binnen patronen tussen leveranciers. Onze experts gaan met de ruwe data-output aan de slag en gaan op zoek naar nieuwe verbanden en patronen. Na validatie verankeren we die in het algoritme om deze te verdiepen en te verbreden. Dat maakt onze werkwijze uniek in deze business.

De verbanden die we vinden, laat geen enkel ERP-systeem zien. Onze kracht is het transparant maken van de accounts payable administratie, daar waar het in ons vak van spend justification om draait. Als we alle data hebben ontvangen van onze klant, dan leveren we drie weken later de eerste rapportages aan. Vroeger hadden we zonder onze tool alleen al drie maanden nodig om de output te generen voordat we de uitkomsten konden valideren. Nu hebben we de ruwe data al na enkele dagen en dat terwijl het veel complexer is geworden. Hoe meer financiële systemen, leveranciers, boekhoudingen en boekjaren, hoe groter de kans op fouten bij een opdrachtgever. Juist daar leveren wij de meeste meerwaarde.”

Evelien Wirkus
Operational Manager

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Ouder nieuws
Recent

Heeft u een vraag of wilt u meer weten over SpendLab? Neem gerust contact met ons op.

  • 088-4563839
  • info@spendlab.com
  • Bogert 6, Eindhoven
  • LinkedIn