Leaders in Spend Justification

& Game Changers in Accounts Payable

‘Onafhankelijke bevestiging van goed gevoerde administratie is de grootste meerwaarde’

Crediteuren administratie op orde krijgen

Oud-onderofficier van Defensie Ron Stam werkt inmiddels ruim twintig jaar in gemeenteland in verschillende functies en is momenteel financieel strateeg binnen de werkorganisatie Langedijk en Heerhugowaard. ,,Mijn visie rondom bedrijfsvoering en de coördinatie van Planning en Control sluit hier goed aan. Onafhankelijke bevestiging zoeken bij een partij als SpendLab of de administratie goed wordt gevoerd, vloeit daar automatisch uit voort.”

,,Hoe betrouwbaar is onze administratie vandaag de dag? Dat is voor ons altijd een centrale vraag. In de gehele bedrijfsvoering moet de regelkring rondom Planning en Control leidend zijn. De P&C cyclus start met een voorjaarsnota, die hetzelfde jaar wordt vertaald in een uit te voeren begroting, waaruit blijk dat de doelstellingen worden gehaald. Vervolgens is het heel belangrijk hoe goed de lijnafdelingen zich ondersteund voelen middels bedrijfsvoering door HR, automatisering en andere afdelingen. Dat is de kern, want een van de belangrijke pijlers van (financiële) bedrijfsvoering is de betrouwbaarheid van de administratie.

Om die vraag goed te beantwoorden, is het noodzakelijk om na interne controles ook onafhankelijke externe toetsen uit te voeren om zo zeker mogelijk te zijn dat wat je rapporteert -aan bijvoorbeeld de accountant of wethouder- betrouwbaar is. Mijn controller en ik waren daar nieuwsgierig naar omdat er bij ons nog het een en ander handmatig gebeurt. En omdat onze processen niet zodanig zijn geautomatiseerd heeft SpendLab na twee jaar een follow-up onderzoek gedaan naar onze kwetsbaarheden, als een soort onafhankelijk externe second opinion. Dat is voor ons de grootste meerwaarde.

Bij dit tweede onderzoek kregen we de bevestiging dat de crediteurenstroom op orde was en er minder risico’s waren gevonden. De cashback liep niet in de honderdduizenden euro’s, eerder in de tienduizenden. Uiteindelijk is dat ook wat je moet willen als organisatie, dat er geen bergen met geld meer worden gevonden. Je moet dan immers concluderen dat je niet op orde bent. Door de tijd heen veranderen risico’s, waardoor wij het periodiek laten controleren of het nog betrouwbaar is aan de achterkant. Gemiddeld om de twee jaar.

Onze crediteurenadministratie bleek niet goed in staat een kwalitatieve dataset te maken voor het onderzoek. Dat zou eigenlijk niet mogen voorkomen. Onze gemeente zal hierin niet de enige zijn. Een administratie inrichten zodat statistisch onderzoek eenvoudig wordt voor alle gemeenten, zou in de toekomst onderdeel uit moeten maken van ieder gemeentelijk systeem. Nu bestaat er een variëteit aan systemen bij grote en kleine gemeenten. Gelukkig werkt SpendLab met een eigen ontwikkelde datavergelijkingssoftware, waardoor ze precies weten welke informatie ze wel en niet willen.

Uiteindelijk heeft een IT-specialist van SpendLab de data er bij ons op kantoor uitgehaald in een namiddag, volledig in lijn met de verscherpte regelgeving. Dat is me achteraf zo enorm meegevallen. In totaal zijn we nog geen dertig manuren kwijt geweest aan de volledige opdracht. Op de crediteurenadministratie ongeveer twintig uur en ikzelf acht. Gelet op het resultaat is dat het ruimschoots waard. En op alle onderdelen is SpendLab deskundig en betrouwbaar gebleken. Dat is gewoon erg fijn.”

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+
Ouder nieuws
Recent

Heeft u een vraag of wilt u meer weten over SpendLab? Neem gerust contact met ons op.

  • 088-4563839
  • info@spendlab.com
  • Bogert 6, Eindhoven
  • LinkedIn