Het vastlopen van de gemeentelijke ICT

De ICT is in de loop van de jaren opgeschoven naar het hart van de gemeentelijke dienstverlening. Bij gemeentebestuurders en -secretarissen is het besef doorgedrongen dat een flexibele, goed draaiende gemeentelijke ICT-omgeving cruciaal is voor de dienstverlening. Maar om de broodnodige modernisering door te kunnen voeren, is het gewenst dat de gemeenten de regie terugkrijgen over hun automatisering. Veel gemeenten zijn in de afgelopen jaren vervreemd van de werking van hun software toepassingen en hebben te maken met een zogenaamde vendor lock-in. Deze te grote mate van afhankelijkheid van het product en de dienstverlening van softwareleveranciers maakt o.a. financiële applicaties kwetsbaar. Gewijzigde procesgangen en de snelgroeiende stroom aan digitale gegevens, ontvangen niet altijd de juiste aanpassing binnen de financiële applicatie. Vooral doordat leveranciers hoge kosten in rekening brengen voor het verrichten van de noodzakelijke aanpassingen, wordt veelal gekozen voor uitstel. Financiële applicaties worden in deze opzet kwetsbaar in hun uitvoering. dit zorgt dan voor het vastlopen van de gemeentelijke ICT.

De te grote mate van leveranciersafhankelijkheid maakt het voor gemeenten steeds lastiger om de organisatie efficiënt in te richten en komt de kwalitatieve uitvoering van processen steeds meer onder druk te staan. Daar niet elke gemeente in staat is om de kwaliteit van haar procesgangen op de juiste wijze te meten, worden processen kwetsbaar in hun uitvoering en ontstaat ruimte voor veelal onzichtbare onvolkomenheden. Om die reden verdient met name de financiële applicatie en de daaraan gekoppelde procesgangen aandacht. De ontwikkeling naar een volledige digitale invoer, maakt weliswaar dat de financiële applicatie in de uitvoering wint aan efficiëntie. Echter een verregaande vorm van digitalisering maakt financiële applicaties ook kwetsbaar. Met name de digitalisering van het ingeregelde proces van betaalbaarstelling, laat zich om die reden steeds moeilijker doorgronden. Het ontbreken van de gewenste transparantie en analysemethodieken, maakt dat aanwezige onregelmatigheden zich vaak in een te laat stadium en in een ongewenste substantiële omvang openbaren. Maar ook het weerbarstige proces van factuurbehandeling geeft in die opzet ruimte om liquiditeiten zich onterecht aan de organisatie te laten onttrekken.

Zeker in een tijd waar digitalisering aan een opmars bezig is, daar hebben gemeenten meer dan voorheen stuurinformatie nodig die hen helpt, om de veelal zelfstandig opererende processen van inkoop en financiën, op hun kwalitatieve werking te kunnen toetsen. Dat geeft niet alleen zicht op substantiële kostenbesparingen. Ook de arbeidsintensiteit vermindert sterk en brengt de beide afdelingen van uitvoering naar regie. De inrichting van dit proces vergt expertise, maar levert ook structurele liquiditeitsvoordelen op voor gemeenten.

SpendLab heeft voor gemeenten de SpendLab Analyzer ontwikkeld. Met de inzet van de SpendLab Analyzer kunnen voor gemeenten alle onvolkomenheden, van onverschuldigde betaling tot onrechtmatige factuur, binnen het proces van betaalbaarstelling worden vastgesteld. Door de toepassing van geavanceerde software, waarbij gebruik wordt gemaakt van slimme analysetechnieken en algoritmen, worden alle mogelijke vormen van dubbele c.q. onverschuldigde betalingen inzichtelijk gemaakt. Ook het vaststellen van een niet opgemerkte dubbele facturatie, alsmede het opsporen van onbekende tegoeden, als een nog te ontvangen creditnota of betalingstegoed, maken deel uit van een brede analyse, die over het gehele proces van betaalbaarstelling wordt uitgevoerd. Op deze wijze worden voor gemeenten liquiditeiten, welke ten onrechte aan de organisatie zijn onttrokken, opgespoord en teruggevorderd. De SpendLab Analyzer geeft daarbij inzicht in de aard en oorzaak van de onvolkomenheid en hiermee wordt de organisatie in staat gesteld om haar procedures en systeeminrichting aan te scherpen.

Wilt u meer inzichten in de uitdagingen voor gemeenten en bent u benieuwd hoe onze dienstverlening uw gemeente verder kan helpen? Download dan onze whitepaper of neem direct contact met ons op via het onderstaande contactformulier.

Wilt u meer weten over de projecten die wij uitvoeren en wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem een kijkje bij onze services waar we uitleggen hoe SpendLab op het gebied van Accounts Payable Recovery Audit of Kostenbesparingen een toegevoegde waarde kan leveren aan uw organisatie.

U kunt ook altijd contact opnemen met info@spendlab.com of bellen naar +31(0)20709100 om gelijk met een van onze collega’s in contact te komen.

Bent u benieuwd hoe wij uw organisatie kunnen helpen?

Demo aanvragen

Krijg meer informatie over onze diensten of maak een afspraak met een van onze professionals.