De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording

Naar de toekomst moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant beperkt zich dan tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De verantwoordelijkheid voor het rapporteren van de rechtmatigheid verschuift van de accountant naar het college.

Hiermee leggen gemeenten verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Daarnaast heeft het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording als doel om de kwaliteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering te verbeteren.

Ten einde aan de onderbouwing van de rechtmatigheidsverklaring invulling te kunnen geven dienen gemeenten zich op het onderdeel van interne controles te organiseren. Afhankelijk van het volwassenheidsniveau van de huidige interne controlefunctie en de mate van interne beheersing binnen de gemeente speelt de vraag of de huidige interne controles voldoen aan de norm. Zijn aanvullende of verbijzonderde controles nodig en kan de eigen organisatie in de uitvoering van deze interne controles voorzien? Immers niet alleen de kwaliteit van de controle is van belang. Het is vooral van belang om vast te stellen of de eigen organisatie kan voorzien in de personele bezetting om de gestelde kwaliteitsnorm van de interne controles te kunnen garanderen. Dient er in het versterken van de eigen organisatie geïnvesteerd te worden, of is het niet uit te sluiten dat voor externe inhuur gekozen dient te worden. In deze opzet speelt het dilemma dat de kans zeer reëel is dat de kosten de baten zullen overstijgen.

De gemeente kan hiervoor ook een samenwerking aangaan met een andere gemeente die voor haar de verbijzonderde interne controles verzorgt. Maar de vraag blijft of de gewenste kwaliteit wordt behaald en of de procesgangen vergelijkbaar zijn. Een andere oplossing is in te zetten op de samenwerking met de externe accountant. Ook hier speelt los van de kosten de vraag of de interne organisatie naar de accountant de gewenste kwaliteit kan leveren.. Daarnaast komt het voor dat externe accountants maar beperkt op kleine interne auditfuncties  kunnen steunen. Dit omdat er sprake kan zijn van: beperkte objectiviteit door de organisatorische positie, onvoldoende ervaring of kwalificaties binnen de Interne Audit Functie (IAF). Als laatste bestaat het risico dat het in deze fase instellen van een IAF leidt tot meer controle in plaats van meer in control komen. Kortom, samenwerking kan een oplossing zijn, maar kwaliteit en kostenbeheersing blijven het dilemma.

Het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en het uitvoeren van specifieke interne controles vergt kennis, maar is ook een beweging naar continue verbeteren. Om rechtmatigheid effectief en efficiënt in te richten is er grip nodig op (financiële) data. Deze grip op data ontstaat door de interne data om te zetten in stuurinformatie. Deze stuurinformatie vormt de basis voor beslissingen én niet enkele betreft rechtmatigheid, maar ook betreft interne processen en performance.

SpendLab ondersteunt gemeenten bij de uitvoering van interne controles binnen het proces van factuurbehandeling in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Door de inzet van geavanceerde software wordt over de gehele financiële administratie een integrale data-analyse uitgevoerd. Door een specifieke analyse methodiek toe te passen en gebruik te maken van meer dan 400 algoritmen worden per aandachtsgebied binnen de financiële administratie unieke maatwerkcontroles uitgevoerd.

Per procesgang wordt naar aard en oorzaak inzichtelijk gemaakt waar onvolkomenheden zich openbaren en welke omvang deze hebben. Met de uitkomsten van deze maatwerkcontroles helpt SpendLab gemeenten een aanzienlijke besparing te realiseren, door arbeidsintensieve controles binnen haar Verbijzonderde Interne Controle (VIC) afdeling te elimineren. Niet alleen de besparing staat centraal, de uitkomsten brengt gemeenten van uitvoering naar regie en stelt hen versneld in staat toe te groeien naar een hoger ambitieniveau qua rechtmatigheidsverantwoording.

Wilt u meer inzichten in de uitdagingen voor gemeenten en bent u benieuwd hoe onze dienstverlening uw gemeente verder kan helpen? Download dan onze whitepaper of neem direct contact met ons op via het onderstaande contactformulier.

Wilt u meer weten over de projecten die wij uitvoeren en wat we voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem een kijkje bij onze services waar we uitleggen
hoe SpendLab op het gebied van Accounts Payable Recovery Audit of Kostenbesparingen een toegevoegde waarde kan leveren aan uw organisatie.

U kunt ook altijd contact opnemen met info@spendlab.com of bellen naar +31(0)20709100 om gelijk met een van onze collega’s in contact te komen.

Bent u benieuwd hoe wij uw organisatie kunnen helpen?

Demo aanvragen

Krijg meer informatie over onze diensten of maak een afspraak met een van onze professionals.